Les 5 points de vigilance pour créer un organisme de formation
La création d’un organisme de formation peut être une démarche stimulante et porteuse de succès, mais elle nécessite une préparation minutieuse et le respect de certaines obligations.
➡️Voici cinq points de vigilance détaillés pour mener à bien ce projet et assurer la pérennité de votre organisme de formation.
1. La Conformité aux Obligations Légales et Réglementaires
La première étape dans la création d’un organisme de formation est de s’assurer que toutes les obligations légales sont respectées. Tout d’abord, pour que votre organisme soit reconnu comme tel, il est impératif de faire une déclaration d’activité auprès de la DREETS https://dreets.gouv.fr/ (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités :DREETS) . Cette déclaration permet d’obtenir un numéro d’enregistrement ( le NDA ) et est obligatoire pour toute structure souhaitant réaliser des actions de formation professionnelle en France. Sans ce numéro, un organisme de formation ne peut ni délivrer de certificats valides ni permettre aux entreprises ou aux particuliers d’obtenir des financements publics pour la formation.
En parallèle, la certification Qualiopi est requise pour accéder aux financements publics et mutualisés , notamment ceux issus des OPCO (Opérateurs de Compétences), du CPF (Compte Personnel de Formation), ou encore de Pôle Emploi. Cette certification, basée sur un référentiel de qualité spécifique, vise à garantir que les formations dispensées répondent aux critères d’amélioration continue et de satisfaction des bénéficiaires. L’obtention de cette certification est une démarche chronophage qui nécessite une préparation rigoureuse, mais elle est indispensable pour proposer le financement de vos formations à vos clients.
2. La Conception et la Qualité des Programmes de Formation
Un organisme de formation est jugé principalement sur la qualité de ses formations, ce qui en fait un axe crucial à ne pas négliger. Il est important de bien définir les objectifs pédagogiques et de structurer les programmes en fonction des besoins du public cible. Chaque formation doit être conçue en tenant compte des compétences que les apprenants souhaitent développer , du niveau de connaissance préalable des participants, et des résultats escomptés. Une formation de qualité repose sur une méthodologie précise et adaptée, avec des supports pédagogiques diversifiés et un contenu à jour et pertinent.
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Pour cela, réaliser une veille constante sur les évolutions de son secteur est indispensable afin d’ajuster les contenus en fonction des innovations et des tendances actuelles. Par ailleurs, la diversité des formats pédagogiques (présentiel, distanciel, modules e-learning) est un plus qui permet de s’adapter aux différents styles d’apprentissage et aux contraintes des participants. En somme, la qualité du contenu de la formation et la capacité à fournir une expérience pédagogique enrichissante constituant des éléments clés pour fidéliser les clients et développer la réputation de l’organisme de formation.
3. La Gestion Financière et la Viabilité Économique
Lors de la création d’un organisme de formation, vous devez évaluer les besoins financiers de manière réaliste. L’établissement d’un business plan solide, avec une étude de marché et une prévision budgétaire, pour garantir la rentabilité de l’activité . Les coûts liés à la certification Qualiopi, à la création des programmes de formation, au matériel pédagogique, à la communication et à la gestion administrative doivent être intégrés dans le plan financier. Ces frais, bien qu’indispensables, peuvent être élevés, d’où l’importance d’une gestion rigoureuse.
Par ailleurs, je vous invite à effectuer une veille régulière sur les différents dispositifs de financement des formations, pour être force de proposition auprès de vos clients (CPF, les OPCO, le FNE Formation, Pole emploi, ou encore des financements régionaux, et Fond Social Européen)
Une formation professionnelle peut être financée par le Compte Personnel de Formation (CPF), les Opérateurs de Compétences (OPCO), le Fonds d’Assurance Formation pour les indépendants (FAF), le Fonds National de l’Emploi (FNE) ou l’Aide Individuelle à la Formation pour les demandeurs d’emploi (AIF).
En rendant votre formation éligible à ces financements, vous facilitez l’accès de vos clients à vos services et vous ouvrez à un plus large public, ce qui améliore la rentabilité potentielle de votre organisme.
En revanche si votre cible (votre clientèle) reste des PME > à 50 salariés, elle va utiliser le plan de formation, qui est financé par l’employeur pour aider à évoluer au sein de l’entreprise.
4. Le Positionnement sur le Marché et la Stratégie Marketing
Dans un secteur aussi concurrentiel que celui de la formation, le positionnement est crucial pour se distinguer et capter l’attention des clients potentiels. Une étude approfondie du marché et de la concurrence permet de définir un positionnement unique et une proposition de valeur attractive.
Quelles sont les compétences recherchées ? Quels sont les besoins non comblés sur le marché ? Ces questions permettent de créer des programmes adaptés et originaux.
Une fois le positionnement défini, la stratégie marketing doit être mise en place pour promouvoir les formations. Un site internet professionnel, des témoignages d’anciens élèves, la présence sur les réseaux sociaux, et la création de contenus gratuits (comme des webinaires ou des livres blancs) sont des moyens efficaces de vous faire connaître. Le référencement naturel (SEO) est également un levier important pour améliorer la visibilité de votre site internet et attirer un trafic qualifié.
- Cf mon article sur le sujet
- Ma formation dédiée à la vente ➡️Formation vendre vos formations
- Ma formation les bases du community management
5. La Gestion Administrative et le suivi des apprenants
Enfin, un autre point de vigilance concerne la gestion administrative et le suivi des apprenants. Un organisme de formation doit être en mesure de suivre le parcours des participants, de leur fournir les attestations de formation , et de s’assurer du respect des procédures en matière de convention de formation et de contractualisation avec les entreprises clientes. Ce suivi est d’autant plus important pour répondre aux exigences des financiers et pour garantir un service de qualité.
La mise en place d’un système de gestion de la formation tel que Digiforma, [ voici mon code de parrainage PRN4913089021 ] va simplifier ce suivi et permettre de centraliser les informations administratives et pédagogiques des apprenants. (en respect des exigences Qualiopi)
Cela offre également la possibilité de récupérer des retours sur les formations dispensées, un élément indispensable pour l’amélioration continue de l’offre.
La question de la sélection des intervenants est un point de vigilance +++ Soit des freelances, soit des intervenants salariés, des indicateurs Qualiopi exigent que vous constituez un dossier complet. [Qualiopi Indicateur 21 : Compétences des acteurs]
Mon avis….
La création d’un organisme de formation, c’est un projet ambitieux, qui exige une attention particulière à certains aspects clés pour assurer son succès et sa pérennité.
La conformité légale, la qualité des programmes, une gestion financière solide, un bon positionnement sur le marché et une gestion administrative rigoureuse sont autant de piliers à maîtriser pour prospérer dans le domaine de la formation professionnelle.
Prendre en compte ces cinq points de vigilance et s’adapter aux exigences réglementaires sont les leviers pour mettre toutes les chances de votre côté afin de créer un organisme de formation solide, capable de s’imposer dans un secteur en constante évolution.
Je préconise de tester votre marché et solliciter un numéro d’enregistrement (NDA) et faire les démarches pour la certification Qualiopi que dans un second temps.
Si vous êtes en réflexion sur ces questions, je vous propose mon accompagnement en séance de coaching individuel.
